Krisenplan (Krisenhandbuch)

6. Sep­tem­ber 2021

Der Kri­sen­plan ist ein zen­tra­les Mit­tel der orga­ni­sa­to­ri­schen Kri­sen­vor­be­rei­tung. Er ist kurz und ent­hält im Anhang funk­ti­ons­spe­zi­fi­sche Orga­ni­gram­me, Pla­nungs­ta­bel­len und Check­li­sten. Er regelt die orga­ni­sa­to­ri­schen Aspek­te und bie­tet Hil­fe­stel­lun­gen für Sofort­mass­nah­men inkl. Pro­to­kol­lie­rungs- und Mel­de­we­sen. Er soll­te genau das auf den Punkt brin­gen, was in erster Linie zu tun ist. Die­se schrift­lich fest­ge­hal­te­nen Sofort­mass­nah­men hel­fen den Ver­ant­wort­li­chen in der ersten Schock­pha­se und dar­über hin­aus, dass beim Ein­bre­chen einer Kri­se zeit­ver­zugs­los reagiert wird und nichts ver­ges­sen geht.

Im Kri­sen­plan (oder Kri­sen­hand­buch) sind die Richt­li­ni­en für den Umgang und das Vor­ge­hen in einer Kri­se fest­ge­hal­ten. Nach Die­ter Herbst soll­te es die aktu­el­len Orga­ni­sa­ti­ons­re­geln, einen Adress­pool[1], Zustän­dig­kei­ten und Infor­ma­ti­ons­be­fug­nis­se ent­hal­ten (Wer trifft Ent­schei­dun­gen? Wer ist in einer Kri­se für was ver­ant­wort­lich? Wer ist der Spre­cher und infor­miert? Wie ist die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­po­li­tik?) (Herbst 2003, S. 347). Das Kri­sen­hand­buch wird als geheim klas­si­fi­ziert. Um Miss­bräu­che zu ver­mei­den, soll­te jedes Exem­plar num­me­riert wer­den. Es ist eine Liste mit den Emp­fän­gern, der Num­mer sowie der Unter­schrift des Emp­fän­gers zu erstellen.

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[1]     Der Adress­pool ent­hält Namen, Adres­sen, Tele­fon­num­mern, Tele­fax­num­mern und Mail­adres­sen wich­ti­ger Per­so­nen (Behör­den, Poli­zei, Jour­na­li­sten usw.).

Mögliche Inhalte eines Krisenplans

All­ge­mei­nes	Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Ver­hal­tens­richt­li­ni­en
Kri­sen­stab (orga­ni­sa­to­ri­sche Richtlinien)
Stand­or­te
Skiz­zie­rung des Ablauf­plans bei einer Kri­se
Sze­na­ri­en und Beur­tei­lung des Krisenpotentials	Issue a)
Issue b) usw.
Stra­te­gi­sche Grundsätze
Ablauf­plä­ne, Check­li­sten, Notfallzettel	Not­fall­alarm­sy­stem (Feu­er und Wasserschaden)
Tele­fo­ni­sche Anfra­gen von aussen
Grund­sät­ze für die Medi­en­ar­beit wäh­rend einer Kri­se
Pro­ak­ti­ve Medienarbeit
Adres­sen	Wich­ti­ge Adres­sen: Mit­glie­der des Kri­sen­stabs, Poli­zei, Arzt, Spi­tal, Behör­den (E‑Mail, Tele­fon­num­mern, Natel)   Unter­neh­mens­in­ter­ne Adressen Adres­sen­li­sten Medi­en, Anspruchs­grup­pen
Allg. Vor­la­gen	Kri­sen-Log­buch
Mel­de­for­mu­lar Störfall/ Notfall/   Kri­sen­er­eig­nis (Not­fall­mel­dung)
Mel­de­for­mu­lar „Tele­fo­ni­sche Anfra­ge in Kri­sen­si­tua­tio­nen“
Vor­la­ge Pres­se­mit­tei­lung, Dokumentation
Sze­na­ri­en­spe­zi­fi­sche Doku­men­te	Dark Site (Web)
Posi­ti­ons­pa­pie­re, Argumentarien
Fra­ge-/Ant­wort­spiel

Eine Her­aus­for­de­rung ist die Koor­di­na­ti­on bei Kon­zer­nen mit Pro­duk­ti­ons­stät­ten in ver­schie­de­nen Län­dern und mit einer inter­na­tio­na­len Markt­aus­deh­nung. Neben der Kom­ple­xi­tät des inter­nen Systems sind bei den Infor­ma­ti­ons­be­stre­bun­gen eben­falls die unter­schied­li­chen Kul­tu­ren und Spra­chen zu berück­sich­ti­gen. Inwie­weit hier das Head­of­fice (HO) rich­tungs­wei­sen­de Vor­ga­ben im Sin­ne der Ein­heit­lich­keit und Koor­di­na­ti­on erstel­len darf, ist eine Fra­ge, mit der sich sol­che Kon­zer­ne immer wie­der aus­ein­an­der­set­zen müs­sen. So kön­nen Kri­sen­hand­bü­cher bei inter­na­tio­na­len Unter­neh­men sehr kom­plex wer­den und ein Aus­mass von über 100 Sei­ten anneh­men. In sol­chen Fäl­len ist das Hand­buch über­sicht­lich und emp­fän­ger­kon­form zu struk­tu­rie­ren, sodass für den Emp­fän­ger sofort ersicht­lich wird, wel­che Sei­ten ihn betreffen.

Der Kri­sen­plan soll­te kei­ne Inhal­te ent­hal­ten, die den all­ge­mei­nen Grund­sät­zen der Kom­mu­ni­ka­ti­on und des Manage­ment wider­spre­chen (sie­he bei­spiels­wei­se Grund­sät­ze Cyber­an­griff). Er soll­te so weit kon­kre­ti­sie­ren, wie es die Ein­schät­zung der mög­li­chen Kri­sen­la­ge erlaubt, aber nicht Gewiss­hei­ten vor­täu­schen, wo kei­ne bestehen. Mit ande­ren Wor­ten: Der Kri­sen­plan muss den Hand­lungs­spiel­raum für Unerwartetes/Ungewisses offen halten.

Krisenplan / Notfallplan (ChatGPT 4.0)

Ein Kri­sen­plan und ein Not­fall­plan haben zwar ähn­li­che Zie­le, näm­lich auf unvor­her­ge­se­he­ne Ereig­nis­se zu reagie­ren, sie unter­schei­den sich jedoch in ihrem Fokus und Anwendungsbereich.

Not­fall­plan:

• Fokus: Ein Not­fall­plan kon­zen­triert sich auf unmit­tel­ba­re, oft phy­si­sche Gefah­ren für Men­schen, Ein­rich­tun­gen oder Betriebs­mit­tel. Es geht vor allem dar­um, Leben zu schüt­zen und Sach­schä­den zu minimieren.
• Inhalt: Typi­scher­wei­se beinhal­tet ein Not­fall­plan detail­lier­te Ver­fah­ren für Eva­ku­ie­run­gen, Erste Hil­fe, Feu­er­be­kämp­fung und ande­re Sofort­maß­nah­men. Er umfasst oft auch Kon­takt­li­sten von Not­fall­dien­sten und Anwei­sun­gen zur Alarmierung.
• Bei­spie­le: Brand­schutz­plä­ne, Eva­ku­ie­rungs­plä­ne bei Erd­be­ben oder Hochwasser.

Kri­sen­plan:

• Fokus: Ein Kri­sen­plan behan­delt brei­te­re und oft kom­ple­xe­re Situa­tio­nen, die das Poten­zi­al haben, die lang­fri­sti­ge Sta­bi­li­tät, den Ruf oder die Betriebs­fä­hig­keit einer Orga­ni­sa­ti­on zu beein­träch­ti­gen. Kri­sen kön­nen phy­si­sche Ereig­nis­se umfas­sen, betref­fen aber auch oft sozia­le, ethi­sche oder recht­li­che Probleme.
• Inhalt: Ein Kri­sen­plan ent­hält Richt­li­ni­en zur Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Stake­hol­dern, Stra­te­gien zur Scha­dens­be­gren­zung und zur Wie­der­her­stel­lung nor­ma­ler Betriebs­ab­läu­fe. Die­ser Plan bezieht häu­fig die ober­ste Füh­rungs­ebe­ne mit ein und beinhal­tet Rol­len und Ver­ant­wort­lich­kei­ten, Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plä­ne und Reak­ti­ons­stra­te­gien auf ver­schie­den­ste Kri­sen­sze­na­ri­en.
• Bei­spie­le: Reak­ti­on auf finan­zi­el­le Ver­lu­ste, Manage­ment von Daten­lecks, Umgang mit nega­ti­ver Presse.

Zusam­men­fas­send kann gesagt wer­den, dass der Not­fall­plan meist kurz­fri­sti­ge, ope­ra­ti­ve Maß­nah­men zur unmit­tel­ba­ren Gefah­ren­ab­wehr umfasst, wäh­rend der Kri­sen­plan lang­fri­sti­ge Stra­te­gien zur Bewäl­ti­gung und zur Mini­mie­rung von Schä­den aus kom­ple­xe­ren und viel­schich­ti­gen Pro­blem­la­gen beinhal­tet. Bei­de Plä­ne sind ent­schei­dend für die Vor­be­rei­tung und Reak­ti­on auf unvor­her­seh­ba­re Ereig­nis­se, soll­ten jedoch an die spe­zi­fi­schen Bedürf­nis­se und Risi­ken einer Orga­ni­sa­ti­on ange­passt werden.

Beispiel eines anonymisierten Krisenplans

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Anhang eines Krisenplans (Beispiele)

Erste Schrit­te Assi­stenz (Tria­ge)

Vor­ge­hen Kri­sen­stab Pha­se 1

Media­ma­nage­ment in Kri­se

Vor­ge­hen einer Bak im Krisenfall

Erste Schrit­te Assi­stenz bei Erpressung

Vor­be­rei­tung Produktrückruf

Lite­ra­tur:

Effek­ti­ve Maß­nah­men und Kom­mu­ni­ka­ti­on bei Cybersicherheitsvorfällen